Sedím ve Stromovce u vody, nad hlavou mi pomalu plují letadla a mezi stromy si vítr pohrává s padajícím listím. Babí léto mám rád právě proto, že se všechno na poslední chvíli zpomalí a člověk má čas přemýšlet i nad věcmi, které by jinak odsunul. Minule jsem psal o rozdílech v životní úrovni mezi Řeckem a Českem a o tom, že bychom si měli dávat pozor na každou korunu navíc, kterou do DMS zbytečně nalijeme – co u nás utratíme bez rozmyslu, s tím běžný Řek vyjde dlouhou dobu. Když už jsem ale nakousl kulturní rozdíly, napadlo mě v tom pokračovat jinou cestou: jak se kulturní a legislativní odlišnosti promítají přímo do podoby dokumentových systémů. Vybral jsem si šest zemí, kde je to vidět nejlépe.
Turecko: finanční razítko místo kvalifikovaného podpisu
Turecko patří mezi země, které zavedly plošnou povinnou elektronickou fakturaci jako jedny z prvních. Systém e-Fatura se stal povinným v rámci velkého projektu digitální transformace e-Dönüşüm v roce 2014. Zajímavé je, že se tam nepoužívá klasický kvalifikovaný elektronický podpis fyzické osoby, jak ho známe z EU, ale zvláštní institut zvaný Mali Mühür, tedy finanční razítko. Pravost a integritu dokladu garantuje certifikát vydaný právnické osobě, nad kterým se staví podpis ve formátu XAdES. Praktický důsledek je ten, že tahle funkce je integrovaná prakticky do každého tureckého DMS – není to doplněk, je to standart do takové míry, že nad tím nikdo už nepřemýšlí.
I v Turecku se DMS používá především na přijaté faktury, některá řešení ale mají přesah do ERP a řeší i fakturaci vydanou. Mají tam ještě jednu specialitu, kterou brzy budeme mít i my: elektronická faktura se nesmí poslat přímo příjemci, musí projít přes platformu finanční správy, která nad ní provede kontroly. Přesně tohle teď chystá Slovensko a v určité podobě už nějakou dobu běží v Polsku (tam tomu říkají KSeF). Aktivně to sleduji, protože implementace je na spadnutí.
Japonsko: razítko hanko a kolující návrh
Japonsko řeší úplně jinou věc. Mají tam hanko – vyřezávané jmenné razítko, jehož používání sahá do období Meidži a které se dodnes používá k podepisování dokumentů všeho druhu. Najdete ho na každém dokumentu v tamním DMS. Skutečnou změnu přinesla až pandemie covidu, kdy japonští zaměstnanci museli jezdit z home office do kanceláře jen kvůli razítkům, protože ta se z firmy odnášet nesmí. Je to ukázka toho, že DMS nenaráží jen na legislativu, ale i na hluboko zakořeněný kulturní rituál autentizace.
S hanko souvisí i japonský oběh dokumentů. Rozhodnutí se v japonských firmách typicky nedělá na poradě, ale postupným kolováním dokumentu – systém se jmenuje ringi-šo. Návrh putuje odspodu nahoru a každý schvalovatel připojí své razítko; teprve po shromáždění všech razítek je návrh kompletní. Logika workflow ve smyslu „zadavatel – schvalovatelé“ je přitom podobná té naší. Liší se místo, kde se reálně rozhoduje: u nás na jednání, v Japonsku na papíře, který obíhá.
Česko a Slovensko: spisová služba
Máme specialitu, kterou většina Evropy a vlastně i většina světa nemá a to spisovou službu. Používá se hlavně na úřadech, radnicích, ministerstvech, v pojišťovnách a nemocnicích, zkrátka ve státních institucích, a historicky přetrvává i v některých velkých firmách. Základním stavebním kamenem není dokument, ale spis s jednoznačným identifikátorem. K němu se povinně vede spisový a skartační plán a následně probíhá skartační řízení, kde o osudu dokumentu rozhoduje předem daný plán, ne operativní rozhodnutí uživatele. DMS u nás tedy musí umět řídit celý životní cyklus dokumentu podle téhle logiky, nejen ho uložit a najít.
Německo: neměnnost a revizně bezpečný archiv
Jádrem německého přístupu je princip Unveränderbarkeit zakotvený v pravidlech GoBD: zaúčtovaný doklad se už nesmí měnit, a pokud dojde ke změně formátu, musí se uchovat obě verze. Každý německý DMS, třeba ELO, má proto propracované verzování. Systém zároveň vyžaduje popis ke každé verzi a finančnímu úřadu musí zajistit rychlý elektronický přístup do archivu. Je to nejčistší příklad DMS pojatého jako revizně bezpečný archiv, je to ale nástroj, ve kterém se dá dohledat historie dokladu s německou důkladností.
Švédsko: dokument je veřejný, dokud se neprokáže opak
Severská specialita je princip veřejnosti dokumentů. Dokument, který úřad přijme nebo vytvoří, se automaticky ze zákona stává veřejným, bez ohledu na to, jestli už byl zaevidovaný. Kdokoli o něj může požádat, aniž by musel uvést jméno nebo důvod. DMS ve veřejné správě tam proto musí fungovat na principu otevřených dat – pokud tedy nejde o explicitně utajované dokumenty, typicky v působnosti ministerstva vnitra. Je to přesný opak našeho přístupu: my přístup nejdřív všem zamezíme a pak ho selektivně povolujeme, Švédové dokument nejdřív zpřístupní všem a selektivně ho omezují.
Spojené státy: litigation hold
V USA má většina firem vlastní retenční plány, které se mohou lišit podle státu i podle odvětví. Nad nimi ale stojí jedno globální pravidlo – Rule 37(e) federálních pravidel civilního řízení, které nařizuje pozastavit běžnou skartaci ve chvíli, kdy hrozí soudní spor. Tenhle litigation hold musí zasáhnout každého zaměstnance, jehož záznamy by mohly být pro spor relevantní. DMS tam tedy musí umět plošně přebít běžné retenční politiky na vymezené skupině dokumentů, dohledatelně a bez výjimek. Nic takového spisová služba ani GoBD neřeší.
Co mají společného
Když to všechno srovnám, vyjde mi, že každý region řeší stejnou otázku jinou cestou: kdo smí dokument změnit, smazat nebo přečíst – a kdy. Turecko to řeší přes centrální platformu finanční správy a razítko, Česko a Slovensko přes klasifikaci a skartaci, Německo přes neměnnost a verzování, Japonsko přes sociální rituál schvalování, Švédsko přes otevřenost a USA přes správní výjimku z běžných pravidel. Svět DMS jednuduše nikdy není stejný.
