Proč píšu o DMS

Než začnu psát o workflow, skartačních lhůtách nebo integracích s ERP systémy, možná se hodí říct, odkud to všechno znám. Protože o DMS nepíšu z rychlokurzu ani z přečtených příruček, ale protože jsem v tomhle oboru strávil většinu své profesní kariéry.

Začátky ve státní správě

Nastoupil jsem do světa spisové služby a DMS jako konzultant pro softwarová řešení určená státní správě. Byla to hned od počátku výzva – legislativa, skartační řády, datové schránky, to všechno v prostředí, kde chyba v procesu neznamená ztracený e-mail, ale reálný problém s archivací úředního dokumentu. Naučil jsem se tam základní disciplínu oboru: analyzovat potřeby zákazníka, navrhnout řešení, které sedí na reálné procesy (ne na to, co si klient myslí, že chce), a pak ho i reálně implementovat – ne jen navrhnout na papíře a odejít.

Tahle fáze kariéry mě naučila jednu věc, která mi zůstala dodnes: implementace DMS není o softwaru. Je o procesech, lidech a o tom, jestli je systém navržený tak, aby ho lidi skutečně používali, a ne obcházeli.

Postupně jsem si prošel celým cyklem projektu – od analýzy přes všechny fáze implementace až po metodickou podporu, školení uživatelů, testování a dokumentaci. Když píšu o tom, jak vypadá reálný DMS rollout, vím, o čem mluvím, protože jsem tyhle fáze absolvoval opakovaně, u různých zákazníků, s různými požadavky.

Přechod do firemního prostředí: DMS ve skupině Smartwings

Další – a doteď trvající – kapitola mé kariéry mě zavedla do skupiny Smartwings, kde jsem jako projektový manažer zodpovědný za DMS projekty napříč celou skupinou (ČSA, Smartwings, Smartwings Poland, Smartwings Slovakia). Tady se z konzultanta stal projektový manažer s odpovědností za rozpočet, kapacity a harmonogram – tedy ne jen „navrhnout, jak by to mělo fungovat“, ale reálně to dodat, v čase a v rozpočtu.

Systém, se kterým pracuji, je postavený na kombinaci SharePoint a K2 – a za tu dobu jsem prošel prakticky každou oblastí, kterou DMS v korporátním prostředí řeší:

Správa nákupních dokladů a smluv, tvorba workflow, řízení uživatelských oprávnění, návrh struktury dokumentů. Ale hlavně integrace – DMS totiž nikdy nežije izolovaně. U nás je napojený na ekonomický systém MS Dynamics (dřív Dynamics NAV), kde běží správa kontaktů, dodavatelů, zákazníků a exporty dat. Tahle zkušenost s propojováním DMS a ERP je přesně to, o čem se v mnoha obecných článcích na téma DMS mluví jen povrchně – že „systém má být integrovaný s ERP“ – ale já vím, jak to vypadá v praxi, včetně všech omezení a kompromisů, které to přináší.

Kromě běžného provozu jsem se podílel i na specifičtějších potřebách – třeba na DataRoom řešení pro účely auditu a due diligence, kde jde o úplně jiný režim práce s dokumenty než při běžném firemním provozu.

Co si z toho odnáším

Když dnes píšu články o DMS – o ekonomice nasazení, o workflow nástrojích, o vytěžování dokumentů, o legislativních povinnostech spojených se spisovou službou – nevycházím z marketingových materiálů dodavatelů. Vycházím z toho, že jsem tyhle systémy roky navrhoval, implementoval a provozoval, ve dvou hodně odlišných prostředích: ve státní správě s jejími specifickými požadavky na legislativu a archivaci, a v korporátní skupině s tlakem na integraci, rozpočet a reálný provoz napříč několika zeměmi.

Proto taky často v článcích opravuji zažitá klišé – třeba že ERP posílá do DMS účetní data (ve skutečnosti jde spíš o metadata dodavatele a stav platby), nebo že kontrola duplicit se dělá jen na aktuální dávce dokumentů (ve skutečnosti musí pokrývat celou historii archivu). Tyhle detaily nejsou akademické – jsou to věci, na kterých projekt buď funguje, nebo se v něm objeví problém, který se draze opravuje o rok později.

DMS mě baví právě proto, že je to obor, kde se potkává legislativa, procesní analýza, IT integrace a docela dost lidské psychologie (protože sebelepší systém je k ničemu, pokud ho lidi nechtějí používat). A o tomhle průniku budu na blogu psát dál.