A
Active Directory – adresářová služba pro správu uživatelů a počítačů v síti
API (Application Programming Interface) – rozhraní pro programové propojení systémů
Audit trail – neměnný záznam všech akcí s dokumentem
C
Capture – proces digitalizace a zachycení papírových dokumentů
Check-in/check-out – mechanismus uzamčení dokumentu při editaci
Cloud DMS – DMS provozovaný jako cloudová služba
Compliance – soulad s regulatorními požadavky
D
Dataroom – zabezpečený prostor v DMS pro citlivé dokumenty s IRM ochranou
DMS (Document Management System) – systém pro správu dokumentů
Dynamické workflow – workflow řízené rolemi a pravidly, ne konkrétními jmény
E
ECM (Enterprise Content Management) – komplexní platforma pro správu veškerého obsahu firmy
eIDAS – evropské nařízení definující pravidla pro elektronické podpisy
Elektronický podpis – digitální ekvivalent vlastnoručního podpisu
ERP (Enterprise Resource Planning) – podnikový informační systém
Eskalace – automatické předání úkolu nadřízenému při nesplnění termínu
G
GDPR – nařízení EU o ochraně osobních údajů
I
IRM (Information Rights Management) – ochrana dokumentu na úrovni obsahu
ISDS – Informační systém datových schránek
M
Metadata – strukturovaná data popisující dokument (autor, datum, typ. .. )
Metadata-driven přístup – organizace dokumentů na základě metadat, nikoli složek
Milník – automatické upozornění navázané na datum u smlouvy
O
OCR (Optical Character Recognition) – optické rozpoznávání textu z obrázků
On-premise – řešení provozované na vlastních serverech organizace
R
RBAC (Role-Based Access Control) – řízení přístupu na základě rolí
Records Management – řízená archivace a skartace dokumentů
Retenční plán – pravidla pro dobu uchování a způsob likvidace dokumentů
ROI (Return on Investment) – návratnost investice
RPA (Robotic Process Automation) – robotická automatizace procesů
S
Single Source of Truth – princip jediného zdroje pravdy
SLA (Service Level Agreement) – smlouva o úrovni poskytovaných služeb
Spisová služba – zákonem daný způsob evidence a správy dokumentů
SSO (Single Sign-On) – jednotné přihlášení do více systémů
T
3-way match – třícestné párování faktury, objednávky a dodacího listu
TLS/SSL – protokol pro šifrované přenosy dat
V
Verzování – automatické sledování všech verzí dokumentu
Vytěžování dokumentů – automatická extrakce dat z dokumentů pomocí OCR a AI
W
Workflow – definovaný sled kroků, kterými dokument prochází v systému