Většina firem, se kterými jsem mluvil, nepořizovala DMS proto, že by chtěla modernizovat. Pořizovala ho proto, že jednoho dne někdo nenašel důležitou smlouvu, přišla kontrola z finančáku, nebo odešel klíčový člověk a s ním zmizely roky dokumentů. Přesto DMS bývá strategické rozhodnutí. Bývá to reakce na moment, kdy firma pocítila, že stávající způsob práce ji stojí víc, než si připouštěla. A to je škoda, protože kdybychom to spočítali předem, rozhodnutí by padlo mnohem dřív. S DMS přijde změna nejednom technologická, ale obvykle i procesní. A to bývá pro firmu očistný okamžik.
Čas a peníze, které odcházejí nepozorovaně
Průměrný zaměstnanec stráví hledáním dokumentů 18 minut denně – to není odhad, to jsou data z opakovaných průzkumů. U třicetičlenné firmy jsou to to už můžou být hodiny denně, které se prostě rozplynou. Nikdo je nevnímá, protože jsou rozptýlené po celé firmě po minutách. Ale na konci roku to odpovídá třem nebo čtyřem měsícům práce, za které jste zaplatili a nedostali nic zpátky.
K tomu připočítejte archivní místnost, která zabírá třeba dvacet metrů čtverečních a navštíví ji jednou za rok jeden člověk pro jednu složku. Toner, papír, servis tiskáren. Jsou to položky, které nikoho nebolí zvlášť a právě proto na ně nikdo nesáhne. DMS tohle neřeší náhodně, ale systematicky. Vyhledávání funguje tak, že dokument najdete dřív, než stačíte zapomenout, proč jste ho hledali. Fyzický archiv se smrskne na to, co zákon skutečně vyžaduje v papírové podobě.
Rizika, o kterých nechceme přemýšlet
Co se stane, když odejde člověk, který má klíčové dokumenty uložené ve vlastním systému složek, nebo hůř, v Dropboxu na svém soukromém účtu? Co se stane, když přijde ransomware a zašifruje sdílený disk? Co se stane, když zákazník požádá o výmaz svých dat a vy vlastně nevíte, kde všude jeho údaje jsou?
Tohle nejsou katastrofické scénáře pro pojišťovací prodejce. To jsou situace, které se dějí normálním firmám každý týden. DMS na ně odpovídá docela prozaicky – dokumenty jsou na jednom místě, verzované, šifrované, zálohované a přístupová práva má jen ten, kdo je mít má. Když odejde zaměstnanec, jeho dokumenty zůstanou. Když přijde auditor, dostane přístup ke složkám, které potřebuje, a váš tým mezitím pracuje. Když zákazník chce výmaz, víte přesně kde hledat a máte záznam, že jste to udělali.
Drahé a složité?
Sdílený disk s VPN, které padá ve čtvrtek odpoledne. Soubor uložený lokálně, protože síť byla pomalá. Nováček, který první týden obtěžuje každého otázkou, kde najde aktuální šablonu. Tohle jsou maličkosti, ale ve firmě o dvaceti lidech se dějí každý den a každý den něco stojí.
DMS je dnes webová aplikace (dříve byla obvykle ve formě klient/server) přihlásíte se z prohlížeče odkudkoliv, soubory jsou vždy aktuální a nováček najde šablonu sám, protože je tam, kde má být. Cloudová řešení dnes startují na cenách srovnatelných s tím, co firma utratí měsíčně za toner. Zavedení základního systému pro středně velkou firmu se počítá na dny, ne na měsíce. A pokud si myslíte, že vaši lidé na to nebudou chtít přejít. Přejdou, ti samí lidé přešli na internet banking,
Audity bez stresu a hromad papírů
S DMS vytvoříte auditora jako uživatele s právem na čtení vybraných složek. Auditor se přihlásí odkudkoliv, prohledává dokumenty samostatně, má přístup ke všem verzím a historii změn. Vy jste osvobodili vaše lidi od týdnů asistence auditorovi.
Čísla, která vám řeknou, jak firma funguje
Chcete vědět, kolik smluv uzavíráte měsíčně? Export metadat do Excelu, pivotní tabulka, hotovo. Jak dlouho průměrně trvá schválení faktury v různých odděleních? DMS to ví přesně. Pokročilejší firmy napojují DMS na nástroje jako Power BI nebo Tableau a vytvářejí manažerské dashboardy. CFO má v reálném čase přehled o neschválených fakturách, průměrné době schvalování a objemu závazků.
💡 Z praxe: I před Covidem jsem se ve firmách potkával se situací, kdy prostě nějaký zaměstnanec dělal z domova. V každé firmě byl aspoň jeden a protože byl z nějakého důvodu nenahraditelný, tak mu to bylo umožněno. DMS tohle elegantně řeší.
Příště si popovídáme jaké jsou druhy DMS
Předchozí díl 1. A nestačí vám sdílený disk?
