Je libo Docspell?

Dnes se podívám na další open source DMS – na Docspell. Je to relativně jednoduchý dokumentový systém, který má integrované vytěžování dat, podobně jako Paperless umožňuje nastavovat vlastní záložky a upravovat dashboard. Podle mě se nejlépe hodí na účtenky, faktury, dopisy a jednodušší smlouvy.

Instalace a první spuštění

Jako většina dnešních nástrojů běží Docspell v Dockeru, ale na rozdíl od Paperlessu mají instalační kontejner líp dotažený. Stačí projít pár kroků, nechat Docker stáhnout a sestavit image a za necelých deset minut na vás kouká přihlašovací obrazovka. A konkrétně já instaloval pod Ubuntu ve virtuálu následovně.

Nejdříve je nutné si přidat GIThub repository:

$ git clone https://github.com/docspell/docker docspell-docker

poté se přepnete do adresáře

$ cd docspell-docker/docker-compose a spustíte

$ docker compose up -d Docspell poběží na url http://localhost:7880

Zajímavé je, že během instalace nezakládáte žádného roota ani administrátora. Uživatele si vytvoříte teprve ve chvíli, kdy už systém běží. U jiných nástrojů se admin obvykle nastavuje v průběhu instalace, tady ne. Byl jsem tím trochu překvapen, ale ničemu to nevadí, nicméně je to neobvyklé.

Dashboard a nastavení

Po přihlášení vás čeká dashboard, na kterém je vidět, že jde o moderně pojatý soft. Jeho grafika je poměrně vydařená. Úvodní obrazovku si můžete modifikovat; ve výchozím stavu tam najdete záložku nových dokumentů, přehled splatností v příštích deseti dnech, velký box pro import dokumentů (naimportovat lze více souborů najednou) a nastavení v levém panelu. Nastavení není mnoho, ale to, co tam je, má smysl. Velkou výhodou je, že nastavení je si možné customizovat, ale o tom až dále.

Dále za pozornost stojí webhooky, které vám umožní automatické oznamování toho, co se v systému děje – nastavíte si například, že chcete dostat informaci, jakmile jsou všechny úlohy zpracované a všechny nahrané dokumenty prošly vytěžováním, a systém vám pošle notifikaci. Podobně fungují opakující se dotazy a záložka pro sdílení, kde nasdílíte vybrané dokumenty komukoliv dalšímu, případně přístup zabezpečíte heslem.

V administraci si dále nastavíte organizace, osoby a klasické uživatele a založíte si štítky. Ty jsou tady důležité, protože podobně jako u Paperlessu slouží k filtrování jednotlivých typů faktur a dokumentů. Docspell k tomu navíc přidává jednu věc: štítek si můžete označit jako bookmark a přiřadit ho do levého sidebaru na homepage. Tím si vytvoříte rozcestníky na jednotlivé kategorie – smlouvy, dobropisy, zálohové faktury, běžné faktury, cokoliv vás napadne. Je to použitelná náhrada za chybějící stromovou strukturu kategorií. Je zajímavé, jak tento systém třídění je u open source DMS rozšířený. To u corporátních DMS člověk téměř nenajde.

Práce s dokumenty a učení z opakování

Se systémem jsem se sblížil rychle. Nahrál jsem tam své testovací faktury a během minuty jsem věděl, jak s tím pracovat – funguje to podobně jako u většiny těchto open source DMS. U faktury nastavíte dodavatele, přidáte štítek s typem dokumentu, vyplníte datum vystavení a další údaje, uložíte, a systém si to pamatuje. Pokud vám od jednoho dodavatele chodí faktury pravidelně, příště se vytěžení provede automaticky.

Jde o klasický NLP klasifikátor, který se učí z každého potvrzeného dokumentu – čím víc faktur nahrajete, tím lépe umí sám navrhnout datum, korespondenta i štítky. Obsahu nerozumí sémanticky, ale fulltextové vyhledávání funguje: do vyhledávače napíšete klíčové slovo a systém dokument najde a označí, včetně hledání v obsahu naskenovaných dokumentů.

docspell_stitky

Jedna z nejdůležitějších částí. Zde nastavujeme štítky

« ‹ z 9 › »

Export dat a integrace

Když máte faktury nahrané a vytěžené, přirozeně chcete data dostat někam dál. Tady Docspell nemá žádný hotový můstek na Pohodu ani jiný účetní systém. Má ale REST API a webhooky a umí informace exportovat do úložiště. Zbytek už je na vás – museli byste si napsat vlastní skript, který si data natáhne a přenese je přes XML nebo CSV do Pohody. Trochu složitější cesta, ale u tohoto typu systémů je to realita.

API s webhooky přitom tvoří solidní základ pro vlastní automatizaci. Webhooky umožňují reagovat v reálném čase na události typu nový dokument nebo změna štítku a propojit systém s něčím externím – zavoláte vlastní skript a data pošlete dál. Vstupní kanály jsou také flexibilní: přes Sources vytvoříte libovolný počet bezpečných anonymních upload endpointů, kterým lze předat prioritu a další parametry.

Za zmínku stojí i custom fields, tedy vlastní pole, u nichž si volíte typ – číslo, datum, výběr z možností. Díky tomu z toho není jen skládka dokumentů, ale strukturovaná databáze: částky faktur nebo čísla smluv můžete sledovat jako vyhledatelná a validovaná pole.

Srovnání s Paperlessem

Od Paperlessu se Docspell podle mé zkušenosti odlišuje takto:

• Vestavěné strojové učení bez nutnosti cokoliv doinstalovávat – jednoduchý NLP klasifikátor, který se učí z potvrzených dokumentů.
• Multiuživatelský model s hromadným i soukromým nastavením – užitečné, když jeden pracovník zpracovává jen faktury a druhý jen smlouvy a každý má vidět něco jiného.
• Propracované sdílení – odkaz může být dynamický (aktualizující se) i statický, obojí lze zaheslovat, nastavit expiraci a vygenerovat QR kód.
• Přizpůsobitelný dashboard s modulárními boxy, které se dají nastavit zvlášť pro každého uživatele.

Komu Docspell doporučit

Docspell není revoluční v tom, co dělá – digitalizaci agendy, OCR a fulltextové vyhledávání má společné s Paperlessem i dalšími nástroji. Jeho silou je zpracování detailů okolo: správa přístupů, sdílení, integrace, otevřené API a jednoduché strojové učení, za které nic neplatíte. Jako volbu bych ho doporučil hlavně menším týmům a domácnostem, které chtějí dokumenty sdílet ve více lidech a napojit systém na další nástroje. Jediné co mu chybí je integrace na AI, ale věřím že to tvůrci v budoucnu napraví, komunita okolo tohoto DMS je velmi živá.